FONDS DE PLACEMENT IMMOBILIER RIOCAN
POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ
La nature confidentielle de vos renseignements personnels a toujours été un aspect important des façons de faire du Fonds de placement immobilier RioCan et des Services immobiliers RioCan. Nous avons élaboré la présente politique de confidentialité pour vous aviser de notre engagement continu envers la protection de vos renseignements personnels.
Que sont les renseignements personnels ?
Les « renseignements personnels » sont les renseignements factuels ou subjectifs, consignés ou non, portant sur une personne identifiable. Ces renseignements peuvent prendre n’importe quelle forme, notamment :
· L’âge, le nom, les numéros d’identification, l’adresse courriel personnelle, l’adresse du domicile, le revenu annuel ou l’origine ethnique ;
· Les opinions, les évaluations, les commentaires ou les mesures disciplinaires ;
· Les dossiers d’emploi, les dossiers de crédit, les dossiers de prêt, l’existence d’un différend entre un client et un marchand, les intentions (par exemple d’acquérir des biens, des services ou de changer d’emploi).
Les renseignements personnels ne comprennent pas les renseignements que l’on trouve généralement sur une carte professionnelle, comme le nom, le titre, l’entreprise, l’adresse d’affaires, le numéro de téléphone d’affaires et le numéro de télécopieur. Ils ne comprennent pas non plus les renseignements accessibles au public.
Qui est responsable de l’administration de notre politique de confidentialité ?
Notre directeur des ressources humaines est également le chef de la protection des renseignements personnels. Le chef de la protection des renseignements personnels, ainsi que les gestionnaires de chaque secteur/service fonctionnel, sont responsables d’assurer la conformité aux lois fédérales sur la protection des renseignements personnels et à la présente politique.
Pourquoi recueillons-nous et utilisons-nous des renseignements personnels ?
Nous nous engageons à fournir aux employés, locataires, clients, fournisseurs et détenteurs d’unités des ressources, des services et des rapports de qualité. Comme entreprise immobilière et gestionnaire d’immobilier, nous interagissons avec tous les groupes précités et leur fournissons une variété de services. Pour atteindre ces objectifs, nous pouvons recueillir, utiliser et communiquer des renseignements personnels, le cas échéant, aux fins suivantes :
· Le traitement des documents d’emploi, y compris toutes les fonctions reliées au service de la paie ;
· Le traitement des paiements aux locataires et fournisseurs ou provenant d’eux ;
· L’offre de services de relations avec les investisseurs à nos détenteurs d’unités ;
· L’administration des initiatives de marketing ou de relations publiques, comme les tirages dans nos propriétés ;
· L’offre de services de gestion immobilière, telle que décrite dans nos baux et les documents connexes ;
· La vérification interne et externe des processus et des politiques touchant les ressources humaines.
Cette liste n’est pas une liste exhaustive des fins pour lesquelles nous recueillons des renseignements personnels. Il s’agit plutôt d’un survol des activités qu’effectuent nos différents services lorsqu’ils recueillent, utilisent ou communiquent vos renseignements personnels et des raisons justifiant ces actions.
Nous vous informerons des raisons de la collecte et de nos actions prévues quant à vos renseignements personnels avant la collecte ou l’utilisation.
Comment consentez-vous à la collecte, à l’utilisation et à la communication de vos renseignements personnels ?
Avant de recueillir vos renseignements personnels pour toute fin, nous devons obtenir votre consentement éclairé. Vous pouvez nous fournir votre consentement éclairé de façon implicite ou explicite.
Consentement explicite : vous pouvez nous fournir votre consentement explicite pour la collecte, l’utilisation et la communication de vos renseignements personnels pour les fins que nous identifions pour vous en communiquant votre consentement de façon directe, claire et explicite, par écrit ou oralement.
Consentement implicite : Vous pouvez aussi nous fournir votre consentement implicite par vos gestes ou votre défaut d’agir. Par exemple, en nous fournissant votre CV ou d’autres documents, vous consentez implicitement à notre examen de votre CV ou de ces documents.
Si vous ne consentez pas à une utilisation générale ou particulière de vos renseignements personnels, vous pouvez nous fournir un énoncé oral ou écrit à cet effet pour nos dossiers afin que nous nous assurions de ne pas utiliser ainsi vos renseignements personnels. Si vous nous fournissez un énoncé verbal, notre chef de la protection des renseignements personnels le notera par écrit pour nos dossiers. Ce choix pourrait avoir une incidence sur notre capacité à vous fournir certains produits ou services.
Il peut y avoir des situations dans lesquelles la loi autorise la collecte, l’utilisation ou la communication de vos renseignements personnels sans votre consentement, par exemple en cas d’urgence.
Vous pouvez retirer votre consentement touchant toute utilisation de vos renseignements personnels en fournissant à notre chef de la protection des renseignements personnels un avis préalable écrit à cet effet.
Le retrait de votre consentement pour certaines utilisations de vos renseignements personnels peut avoir une incidence sur notre capacité à vous fournir certains produits ou services sans interruption.
Dans quelle mesure recueillons-nous, utilisons-nous ou communiquons-nous des renseignements personnels ?
Nous recueillons, utilisons et communiquons vos renseignements personnels seulement dans la mesure requise pour satisfaire les fins auxquelles ils ont été recueillis.
Afin de mieux vous servir et d’arriver aux fins convenues, nous pouvons communiquer vos renseignements personnels à de tierces parties (par exemple, aux tierces parties qui fournissent des avantages sociaux) qui sont juridiquement obligées de protéger la confidentialité de tels renseignements. Nous ne partageons pas vos renseignements personnels avec toute autre tierce partie sans votre consentement.
Combien de temps conservons-nous vos renseignements personnels ?
Nous conservons vos renseignements personnels uniquement aussi longtemps qu’ils sont requis pour satisfaire les fins auxquelles ils ont été recueillis, ainsi que pour respecter toutes les exigences juridiques et réglementaires. Lorsque vos renseignements personnels ne sont plus requis, nous prenons les mesures requises pour les détruire, les effacer ou les anonymiser de façon à continuer de protéger votre vie privée.
Les exigences législatives peuvent varier selon la province quant aux renseignements que nous devons conserver dans nos dossiers, mais nous nous engageons à ce que tous les renseignements personnels que nous détenons soient conservés de façon sûre et confidentielle.
Comment protégeons-nous vos renseignements personnels et les mettons-nous à jour ?
Bien qu’il soit impossible d’éliminer entièrement les risques quant à la sécurité et à la confidentialité, nous prenons toutes les mesures que nous estimons raisonnablement adéquates pour protéger vos renseignements personnels contre l’accès non autorisé, la divulgation, la reproduction, la modification et les mauvais usages.
Les méthodes utilisées pour protéger vos renseignements personnels comprennent les mots de passe pour protéger les bases de données, les pare-feu du système informatique, l’accès restreint aux bureaux et le verrouillage des classeurs. Tous les renseignements personnels sont sécurisés contre la modification intentionnelle et accidentelle. La destruction des renseignements personnels se fait de façon sécuritaire ; tous les renseignements personnels sont détruits par déchiquetage. L’accès aux renseignements personnels est réservé aux employés qui ont besoin de les connaître pour satisfaire les fins auxquelles les renseignements personnels ont été recueillis.
Tous les renseignements personnels des employés sont conservés dans des classeurs verrouillés, à l’épreuve du feu, dans la pièce verrouillée des dossiers des ressources humaines. Seuls les employés des ressources humaines ont accès à ces dossiers. Les gestionnaires ne conservent aucune copie de ces dossiers.
Tout entrepreneur indépendant qui travaille pour RioCan doit convenir par écrit de respecter la présente politique de confidentialité, de même que notre politique sur les renseignements confidentiels.
Nous nous fions à nos sources de renseignements personnels pour l’exactitude des renseignements qu’elles nous fournissent, et nous faisons de notre mieux pour nous assurer que les renseignements personnels que nous utilisons de façon continue sont exacts, complets et à jour. Veuillez communiquer avec le chef de la protection des renseignements personnels si vous découvrez que les renseignements personnels que nous détenons à votre sujet sont périmés ou inexacts.
Comment pouvez-vous avoir accès aux renseignements personnels que nous détenons à votre sujet ?
Vous avez le droit d’avoir accès aux renseignements personnels que nous détenons à votre sujet, ainsi que de savoir comment nous les avons utilisés, sous réserve de certaines exceptions juridiques. Pour soumettre une demande d’accès à vos renseignements personnels, veuillez communiquer avec le chef de la protection des renseignements personnels.
Si vous avez besoin d’aide pour préparer cette demande, veuillez communiquer avec nous et nous serons heureux de vous aider.
Comme le courriel est un mode de communication moins sûr, veuillez minimiser la quantité de renseignements personnels que vous incluez dans toute correspondance par courriel avec nous.
Vous avez des questions au des inquiétudes au sujet de nos pratiques touchant les renseignements personnels ?
Si vous avez des questions, des inquiétudes, des commentaires ou des suggestions au sujet de la présente politique de confidentialité, veuillez communiquer par écrit avec notre chef de la protection des renseignements personnels.
Chef de la protection des renseignements personnels
Fonds de placement immobilier RioCan
Boîte postale 378, Exchange Tower
130, rue King Ouest
Toronto (Ontario) M5X 1E2
Courriel : privinfo@riocan.com
Si notre chef de la protection des renseignements personnels est incapable de résoudre un problème, vous pouvez communiquer avec le commissaire à la protection de la vie privée du Canada en visitant le www.privcom.gc.ca ou au :
112, rue Kent
Ottawa (Ontario) K1A 1H3
Téléphone : 613 995-8210
Sans frais : 1 800 282-1376
Télécopieur : 613 947-6850
Courriel : info@privcom.gc.ca